こんにちは。とっとーとう、です。
不定期、仕事シリーズです。
「仕事がデキる人は、即レス」
こんな話を聞いたり、見かけたりします。
私自身はケースバイケースで、即レスする時もあれば、しない時もあります。
ただ、「メールは即返す！」という意識で仕事はしていないので、「即レス派か？」と聞かれれば「NO」です。
では、どういう意識で仕事をしているのか。
「仕事 メール 即レス」で出てきた記事をザッピングしてみましたが、私のぼんやりとした考えを表現している記事が見つからなかったので、自身の仕事論をまじえて本記事で言語化してみました。
「ステークホルダー」だの「期待値コントロール」だの横文字が大量に出てきます。
社会人歴8年目の仕事論なので、おそらくツッコミどころ満載です。
記事を読んでのご意見・ご感想はウェルカムですので、ぜひコメントやTwitterなどで教えていただければと思います。
それでは書いていきます。
筆者の簡単な経歴
私の簡単な経歴です。
- 旧帝大修士卒
- 大手電機メーカーに4年勤務
- その後転職して、現在は外資IT4年目
社会人1年目〜社会人4年目くらいまでは人生のどん底を味わっていました。
転職をした背景の記事に詳しく書いていますので、興味のある方はどうぞ。
現在、社会人歴は8年目。
前職で一度昇進しましたが、大手あるある？の時期的なもので、自分の実力ではないです。
外資への転職後は完全実力世界。
そんな中、外資3年目と4年目に昇進することができました。
現在は外資3度目の昇進に向けて日々仕事をしています。
そもそもの私の仕事のやり方はとんでもなくイケてなかったのですが、外資1〜2年目の頃メンターにフルボッコにされたおかげである程度改善されました。
Thank you メンター！
経歴はこのくらいにして、即レスの話に移ります。
即レスの定義とは
そもそも即レスって何だっけ？
ググってみると、以下の通り。
電子メールの受信後、即座に返信すること。掲示板（BBS）の書き込みに対して即座に返事を書くこと。また、その返信や返事。
引用：goo辞書
「電子メールの受信後、即座に返信すること」なんですね。
本気でやろうと思ったら、常にメールチェックできる環境が必要ですね。
仕事の基本姿勢
ここからが本題です。
仕事がデキる人は即レスなのか？
メールはコミュニケーションツールの1つなので、仕事の基本姿勢が決まればそれに沿ってツールの使い方も決まります。
なので即レス云々の話の前に、まずは「仕事がデキる人」の基本姿勢を考えてみましょう。
「仕事がデキる人」を「会社から評価される人」と定義します。
「会社から評価される人」の仕事の基本姿勢は、以下の一文に集約されます。
「相手（ステークホルダー）へ期待値以上のものを返し続ける」
これができると評価されます。
そして、評価の積み重ねでプロモーション（昇進）します。
仕事でどんなActionをとるにしても「相手（ステークホルダー）へ期待値以上のものを返し続ける」は常に頭に入れて動きます。
メールも然り。
そのため、メールは必然的に「相手（ステークホルダー）へ期待値以上のものを返すことが出来ればOK！」となり、これが私の結論です。
ですので、相手（ステークホルダー）が即レスを期待していれば即レスしますし、期待していなければ即レスする必要はありません。
個人の考え方・部署や会社の方針・その国の文化等にもよりますが「営業時間外にメールすること」をマイナスと捉えるステークホルダーが存在します。
「営業時間内に仕事を終わらせられない」「家族の時間を大切にしない」等と捉えるケースがあるからです。
ですので、即レスに限らず、相手（ステークホルダー）の期待値を理解した上で対応することを基本としています。
「相手（ステークホルダー）の期待値を理解する」とは？
では、「相手（ステークホルダー）の期待値を理解する」とは何なのでしょうか。
まず、ステークホルダーを理解する必要があります。
ステークホルダー（Stakeholder）とは、日本語で利害関係者と言われています。
ステークホルダー（英: stakeholder）とは、企業・行政・NPO等の利害と行動に直接・間接的な利害関係を有する者を指す。日本語では利害関係者（りがいかんけいしゃ）という。具体的には、消費者（顧客）、従業員、株主、債権者、仕入先、得意先、地域社会、行政機関など。
引用：Wikipedia
こちらの記事も分かりやすくステークホルダーを解説しています。
あなたのステークホルダーは誰なのか
あなたの評価に関わるステークホルダー（利害関係者）を洗い出します。
上司、同僚、お客様、取引先、株主、etc…。
私の場合、評価の一つに360度評価が入るため、上司以外にも仕事で関わる全ての他部門のメンバーもステークホルダーです。
ステークホルダーの期待値はどれくらいなのか
次にステークホルダーの期待値を考えます。
「初めまして」の相手だと期待値も何もないので、依頼された重要タスクがあればなる早で対応するか、時間がかかるようであれば期待値を確認します。
逆に相手への理解が深い場合（≒ 付き合いが長い場合、コミュニケーションが多い場合等）には、緊急度やタスクの性質からだいたいの期待値が想像できます。
重要タスクは認識合わせのために「●月●日までにXXを返します」と伝えたり、事前にGoalの擦り合わせミーティングの時間をとったりします。
期待値が分からないまま仕事を進めるのは大変危険なので、分からないものは聞きましょう。
期待値コントロール
ステークホルダーの期待値を確認した結果、現在の自分の能力や負荷状況では期待値以上の対応ができない場合もあります。
そのような時、あなたは期待値の調整をしています。
分かりやすいのは「●月●日までに対応するのは難しいですが、X月X日までなら対応できます」で、期限の期待値を調整しています。
他にも「●●のデータを出すのは難しいですが、代わりにXXのデータならすぐに出せます」で、成果物の期待値を調整しています。
これを場当たり的ではなく、自分の能力や将来も含めた負荷状況を加味して狙った場所に落とすことを「期待値コントロール」と呼んでいます。
誰しもできる限り残業せずに成果を出したい、評価されたい。
そんな時に役立つのが、この期待値コントロールです。
極端な話、全てのタスクについて期待値を低く調整できるのが理想です。
しかし現実は、期待値を低く調整しようとして「能力が低いな」「保険をかけてるな」とマイナス評価を喰らってしまうリスクがあります。
ではどうするか。
タスクを「評価への関連度」と「タスク処理にかかる時間」の二軸で見たときに、「評価への関連度合いが低く、時間がかかるタスク」にフォーカスして、期待値コントロールすると良いです。
これは、負荷の調整弁のようなもので残業せずに済むよう期待値を低く調整します。
具体的には、期限を長めに設定したり、成果物を軽いものに変更したり。
相手から「能力が低いな」と思われても評価にはあまりつながらないタスクなのでOKです。
そもそも評価につながらないタスクは、あなたが力を注ぐべきタスクではありません。
逆に、あなたの評価に大きく関連するタスクは、あなたが力を注ぐべきタスクで余程の無理難題をふっかけられない限りは、ステークホルダーの初期期待値以上のものを返すように努めます。
「評価への関連度」と「タスク処理にかかる時間」の二軸でActionをまとめると、以下の通り。
- 評価に大きく関連し、時間がかかるタスク
→ 初期期待値以上のものを返す（必要に応じて期待値コントロール） - 評価に大きく関連し、時間がかからないタスク
→ 即処理する - 評価への関連度合いが低く、時間がかかるタスク
→ 期待値コントロールで、期待値を低く調整する - 評価への関連度合いが低く、時間がかからないタスク
→ 即処理する
即処理をする「時間がかからないタスク」は、GTD（Getting Things Done）の考え方を取り入れているので、次でご紹介します。
GTD（Getting Things Done）はタスク管理の仕組み
GTD（Getting Things Done）はタスク管理の仕組みです。
GTDとは、Getting Things Doneの頭文字を取ったもので、直訳すると「仕事を成し遂げる」という意味です。もう少し説明を付け加えるなら、「頭の中を空っぽにして、今やるべきことに集中して仕事を片付ける仕組み」です。
GTDは私のタスク管理法にも大きく影響を与えていて、GTDの考え方をたくさん取り入れています。
今回は、以下の箇所を取り入れています。
行動が2分以内で済んでしまうなら、それを管理するために時間を割くより、単にやってしまうほうが早いため、すぐに実行します。この「2分ルール」がGTDの強力なところで、雑多なタスクが一気に片付きます。2分というのは目安で、3分・5分などとしても構いませんが、制限時間はキッチリ設けましょう。
メール即レスの話に戻りますが、即レス派の意見の1つに「精神衛生上健康的」というものがありました。
「あれ返信しなきゃ・・・」のメールが溜まっていくよりも、即レスした方が精神衛生上健康的、というものです。
まさにGTDの考え方で、すぐ終わるのであれば管理にリソースを使わずにその場で片付けてしまえ、の精神です。
ですので、時間がかからないタスクは管理しなくてすむように即処理しちゃいましょう。
私も3分以内で処理できるメールは、相手の期待値にかかわらず即レスをしています。
ステークホルダーによる評価度
「評価に大きく関連し、時間がかかるタスク」のタスク量が多い場合はどうすれば良いのでしょうか。
このままだとあなたは残業してしまいます。
残業は嫌だ。
答えは決まっていて、優先順位をつけます。
優先順位づけでよく出てくる軸は重要度・緊急度の二軸ですが、今回は重要度を「ステークホルダーによる評価度」の軸に置き換えて考えます。
ステークホルダーの優先順位づけ
ステークホルダーを優先順位づけします。
自身のステークホルダー（利害関係者）を洗い出して、あなたの評価に大きく関わる順に並べます。
これがステークホルダーによる評価度になり、評価に大きく関わるステークホルダーのタスクが「優先度：高」となります。
私のケースをざっくり書くと、評価に大きく関わる順に「お客様」「上司含む社内マネジメント層」「社内他チームメンバー」「社内同チームメンバー」の順番となります。
「緊急度・重要度（ステークホルダーによる評価度）」の二軸でタスクの優先順位をつける
「評価に大きく関連し、時間がかかるタスク」のタスク量が多い場合は、「緊急度・重要度（ステークホルダーによる評価度）」の二軸でタスク処理の優先順位をつけます。
自身の評価が最大化されるよう優先順位づけをして対応します。
どのように考えて自身の評価が最大となるように優先順位づけをするのか。
これも深掘りすると面白い話でボリュームあるコンテンツになりそうなので、時間があるときに別記事で書くかもしれません。
自身の評価基準やKPIを棚卸しすると考えやすいと思います。
ステークホルダーマネジメントのための期待値コントロール
優先順位をつけてみても残業が発生しそうな場合は、どうしたら良いのでしょうか。
優先順位をつけてみると、どれも本日中に対応する必要がありそうなタスクでこのままだと残業不可避。
残業は嫌だ。
そのようなときは、ステークホルダーマネジメントのための期待値コントロールを行います。
横文字だらけですが、つまり「利害関係者の機嫌を損ねないよう、うまいこと調整する」ということです。
ステークホルダーマネジメントとは、プロジェクト管理で使用されている言葉です。
ステークホルダーマネジメントとは、プロジェクトのステークホルダー全員を管理することです。ステークホルダーとは「利害関係者」という意味で、プロジェクトの意思決定や成果に大きな影響を受ける対象を指します。
日本語でいうと「利害関係者の管理」で、利害関係者と良好な関係を築いてその後のプロジェクトを円滑に進めることを目的としています。
今回の場合、プロジェクトはあなたが「会社で成功し続けること（評価・昇進し続けること）」です。
残業はしたくない。
でも評価はされたい。
そんな時の期待値コントロールです。
利害関係のあるステークホルダーと良好な関係を築き、その後のプロジェクト（会社での継続した成功）を円滑に進めるために期待値コントロールを行います。
ここが、かなりの腕の見せ所です。
評価を損なわない程度の落とし所に、期待値を調整できるような総合力が求められます。
この調整ができる・できない、が「評価される人・評価されない人」の分かれ目の1つと言っても過言ではないと思います。
評価を損なわない落とし所の見つけ方
ではどのように「評価を損なわない程度の落とし所」を見つけるのでしょうか。
代表的なものは「タスク依頼の背景の確認」です。
依頼背景を確認すると「依頼している成果物でなくて良いんじゃね？」となることが往々にしてあります。
より簡易な成果物に切り替わるパターンが多いので、期待値コントロールをする必要がなくても依頼背景は常々確認するクセをつけておくと良いです。
また、依頼背景を確認することで対応期日の調整もしやすくなります。
例えば、1ヶ月後に必要な資料作成のための依頼であれば「数日猶予はもらえそう」という予想がついた上で調整できます。
依頼者のステークホルダーを理解しておくことも1つの手です。
ただ、「ステークホルダーのステークホルダー」を理解する意識が普段から必要です。
1ヶ月後に必要な資料作成という例を先ほど出しましたが、この資料の提出先が依頼者のステークホルダー（仮にAさんとします）です。
Aさんを依頼者以上に理解しておくと、Aさんが資料で確認したい情報が想像できます。
より簡易な代替成果物を提案して、それで済ませるように調整します。
きっと他にも色々方法はありますが、今私が思いついて一般化して表現できるのはここまで。
他にありましたら是非教えてください。
結局、仕事がデキる人のメールは即レスなのか？
仕事論の話が長くなりました。
結局、仕事がデキる人のメールは常に即レスなのか？
私の結論は「NO」で、メールは「相手（ステークホルダー）へ期待値以上のものを返すことが出来ればOK！」です。
つまり、即レスの時もあれば、即レスでない時もあります。
まとめると以下の通りです。
- メールはコミュニケーションツールの1つで、仕事の基本姿勢が決まればそれに沿ってツールの使い方も決まる
- 仕事がデキる人（＝評価される人）の仕事の基本姿勢は「相手（ステークホルダー）へ期待値以上のものを返し続ける」に集約される
- メールは必然的に「相手（ステークホルダー）へ期待値以上のものを返すことが出来ればOK！」となる
- 相手（ステークホルダー）が即レスを期待していなければ、即レスする必要はない
ただ、業界・職種によっては即レスが当たり前（ステークホルダーから即レスが常に期待されている状態）の仕事もあると思います。
即レスが常に期待されている状態に限っては「仕事がデキる人のメールは即レス」となるでしょう。
私のこれまでの社会人経験に基づいた話を色々と書きました。
ご意見やご感想などありましたら、ぜひコメント欄・Twitterなどで教えていただければと思います。
それでは本日はここまで。
以上、とっとーとう、でした。
仕事に自信が持てない方は要チェック！
とっとーとう 本記事では、SWOT分析やジョハリの窓の考え方を取り入れたオリジナルの自己分析手法をご紹介しています。成長の見える化に役立つ内容です。 とっとーとう（）です。 &n[…]
